Så planlägger och strukturerar du ditt rapporteringsmöte

Det främsta syftet med ett rapporteringsmöte för en marknadschef eller marknadsansvarig är att presentera vilka resultat de olika marknadsaktiviteterna har gett och hur de bidrar till företagets mål. Det här blir sedan grunden för att diskutera framtida aktiviteter för marknadsavdelningen. Här tipsar vi om hur du planlägger och strukturerar ditt rapporteringsmöte för att det ska bli så värdefullt som möjligt för dig på marknadsavdelningen, för ledningen och för företaget i stort. 

Många marknadschefer tycker att det är något av en utmaning att bevisa marknadsföringens värde för ledningen. Och om vi ska vara krassa, ledningen vill ha siffror och resultat. Bra siffror som visar att de marknadsföringsaktiviteter som företaget gör genererar leads och allra helst såklart - affärer. Idag, när det finns en uppsjö av format och plattformar att marknadsföra sig på leder det förstås till fler aktiviteter och fler källor som behöver mätas. Dagens digitala möjligheter gör det därför ännu viktigare än tidigare att ha koll på vilka KPI:er som är viktiga att mäta, och vilka som siffror som i slutändan genererar ett konkret värde till företaget. 

När ska mötet hållas och vad är syftet?

Det finns inget facit på hur ofta du bör rapportera marknadsavdelningens resultat till ledningen, men många väljer att göra det på månadsbasis. Det kan också vara en idé att presentera vissa siffror oftare, till exempel i perioder då specifika kampanjer eller andra aktiviteter sker. På det här sättet kan du snabbt och enkelt koppla ROI till de aktiviter marknadsavdelningen har fått budget för att genomföra. 

Rapporteringsmöten kan därför planeras in att hållas varje månad, varje vecka, en gång i kvartalet eller mer flytande beroende på när era marknadsaktiviteter sker. Det viktigaste är att mötet blir av och vad ni pratar om under den avsatta tiden.  

Att planera och hålla rapporteringsmöten kan därför också vara något som bör ske när det uppfyller det huvudsakliga syftet: att förmedla kunskap och resultat till beslutsfattare. Ditt mål är i grund och botten att övertyga ledningen om att arbetet som marknadsavdelningen genomför viktiga för verksamheten och värda de investerade resurserna. 

Det här bör du fokusera på under mötet

Som sagt, det finns egentligen inget facit på exakt vad du ska rapportera om och hur ofta. Just rapportering varierar också från bransch till bransch och beror även på vilka tjänster eller produkter som säljs. Men oavsett dessa faktorer bör du under ett rapporteringsmöte ta tillfället i akt att förmedla exakt hur din avdelning eller ditt arbete påverkar verksamheten generellt - det vill säga hur stor avkastning resurserna och investeringarna faktiskt ger.

Det är också viktigt att du inte blir för statisk och till varje pris följer en specifik mall för hur du ska rapportera. Det viktiga är egentligen, som vi tidigare nämnde, att rapportera om relevanta områden. Här kan till exempel en rapportering efter en avslutad kampanj eller ett projekt som du har jobbat med vara det fokuset ska ligga på. Även om det kan vara svårt att påpeka hur en kampanj direkt påverkar en målgrupp är det viktigt att ha med något liknande att presentera under rapporteringsmötet, eftersom du ofta arbetar utifrån utsatta mål som ger indikatorer på det förväntade slutresultatet. Det handlar i slutändan om att presentera arbetet tydligt och påvisa hur processen har varit med hjälp av datan som du har samlat in.

Så säkerställer du en bra presentation

Nyckeln ligger i förståelsen - du kan inte presentera siffror och data för ledningen om du själv inte förstår innehållet. Därför måste du skaffa en djupare förståelse för vilka siffror och vilken data du bör fokusera på och kunna se hur sambandet mellan utförande och resultat i slutändan påverkar företagets lönsamhet.

Vi på Avidly använder HubSpot för att extrahera data och analysera våra egna marknadsföringsaktiviteter. Just möjligheten att kunna extrahera stora mängder data för rapportering är en av de stora fördelarna med HubSpot. Det här görs framför allt genom så kallad attribution reporting där kan du mäta framgång och se konkreta resultat av alla aktiviteter du gör. Syftet med den här rapporteringen är att skapa en större bild och förståelse för vad som händer från stunden då en besökare landar på din webbplats, hela vägen fram tills de blir kund. Rapporten ska ge en förståelse för vad som får varje individ att konvertera och vilka punkter som har bidragit till det.

Om du kan förstå den analyserade datan, säkerställa för ledningen vad det är som genererar konverteringar och vad som i slutändan hjälper er att få fler kunder - då har du säkrat en bra presentation. Det här kan i sin tur leda till att du kan hjälpa till i arbetet med vilka aktiviteter som ska prioriteras - just för att du har lyckats visa vad som ger valuta för pengarna.

Behöver du en knuff framåt?

Vi förstår att rapportering kan vara knivigt för det är tveklöst en hel del att hålla koll på. Därför har vi gjort förarbetet åt dig och skapat en mall som du kan "steal with pride". Mallen ger dig en djupare förståelse om vad du borde rapportera om och fokusera på under ditt rapporteringsmöte.

Mallen är naturligtvis gratis och du kan ladda ner den via knappen nedan!