Digital transformation och Change Management - vi reder ut begreppen

Många tror att Change Management och digital transformation är samma sak. Det stämmer inte, men de är nära relaterade till varandra och en digital transformation kommer ofta kräva Change Management. Så, låt oss klargöra några definitioner.

Vad är digital transformation?

Jag får ofta höra att en digital transformation handlar om teknik och det stämmer delvis, eftersom det kommer vara digitala verktyg inblandade när du går igenom en sådan transformation. Men att implementera ett nytt affärssystem, ett CRM eller en marknadsföringsplattform handlar till stor del om att anställda förändrar sitt beteende. 

En digital transformation är själva processen för att använda digital teknik för att skapa nya, eller modifiera befintliga, affärsprocesser, kultur och kundupplevelser för att möta förändrade affärs- och marknadskrav.

Vad är Change Management?

Change Management är ett systematiskt tillvägagångssätt som inkluderar hanteringen av övergången eller transformationen av organisatoriska mål, kärnvärden, processer eller teknologier.

Syftet med varje organisatoriskt Change Management-initiativ är att framgångsrikt implementera strategier och metoder för att åstadkomma förändring och hjälpa människor att acceptera och anpassa sig till dessa förändringar.

Kort sagt - Digital transformation handlar om att skapa nya eller modifiera befintliga processer, kultur och arbetssätt med hjälp av digital teknik och Change Management handlar om hur du underlättar förändring. 

Varför är detta viktigt?

Föreställ dig att din chef kommer in på ditt kontor eller ringer dig och säger:  "Vi kommer att ändra din arbetsbeskrivning - från och med nu  kommer du inte längre att köra runt i din bil och besöka kunder, du kommer att sitta bakom ditt skrivbord och bara använda din telefon." Det är verkligen en förändring! 

Vissa människor ser optimistiskt på en sådan situation och tänker: "Det är bra, vad spännande! Jag längtar efter att upptäcka vilka nya möjligheter som finns tillgängliga och jag behöver inte längre äta på bensinstationer!" Andra reagerar helt annorlunda på samma uttalande och tänker snarare:  "Åh nej, nu kommer mina karriärframsteg att upphöra. Och jag gillar ju att äta på bensinstationer". 

62 % av befolkningen gillar antingen inte att lämna sin trygghetszon eller så gör de det bara ibland.

När vi implementerar ny teknik så byter vi nästan alltid roller och ansvar kring tekniken. På Avidly implementerar jag främst HubSpot Sales Hub och CRM, och för det mesta jobbar jag i fler än bara ett system. I ett nyligen genomfört projekt implementerade vi HubSpot – det första riktiga CRM-systemet som företaget någonsin har haft. Det här innebar att vi  ändrade arbetssätt, vi ändrade organisationen och till sist ändrade vi även incitamentsmodellen. Det är en stor förändring för de flesta av de anställda. 

Precis som i fotboll är framgång en fråga om lagarbete. Det är upp till coachen att samordna varje individs unika talanger för att leverera ett framgångsrikt resultat. Målvakten är beroende av ett starkt försvar. Sjukgymnasten är viktig för att teamet ska kunna återhämta sig från skador och så vidare. Change Management kräver att individer som har nyckelroller engagerar sig i förändringen och samordnar sina insatser på ett tydligt sätt. Från de högsta nivåerna av ledarskap till en frontlinje av anställda måste ett helt system av människor inom organisationen stödja anställda genom övergången.

Underlätta förändring

Det är svårt att veta hur mycket ledarskapskapacitet som behöver allokeras för att göra en  förändring. Jag har jobbat med företag där ett nytt CRM-system är en promenad i parken. Kanske är det tredje eller fjärde gången de gör en sådan förändring och de vet exakt vad de vill ha och hur de ska gå till väga. Då är det inte mycket ledarskapstid som behöver avsättas för den processen. Men, jag har också arbetat med företag där varje individ arbetar med sitt eget system, ett papper eller ett excel-ark. Och, det är långt ifrån en bra lösning. 

Tillväxt är avgörande för de flesta företag, åtminstone om man läser deras strategidokument, och det är sällan man ser en snabb tillväxt med anställda som inte delar information eller systematiskt engagerar sig med kunder. Dessa företag kännetecknas ofta av en hög grad av specialistkunskap som tar evigheter att skaffa sig. De är oftast beroende av relationer och det vanligaste argumentet för att inte använda ny teknik är: vi är speciella och våra kunder är vana vid att samarbeta med oss på det här sätt. Så, ny teknik? Nej tack. 

Men dessa företag utmanas bland annat av globaliseringen, kampen om talang, avgång och konkurrens, så en förändring behövs oavsett. Högsta ledningen och styrelsen ansvarar för att stödja och implementera strategin. Ingen strategi idag är utan ny teknik och därför spelar digitalisering och Change Management en väldigt stor roll i moderna företag. Och, de behöver kunna underlätta förändring och välja rätt digitala verktyg.

Så, vad ska du göra? 

Först och främst så måste du identifiera behovet av förändring – du behöver med andra ord känna till och förstå din organisation. Information är också viktigt, inte bara när ett företag eller organisation ska starta en förändringsprocess, utan hela vägen genom resan. Dessutom behöver du ha någon form av struktur med olika faser. Det här är en enkel modell för att genomföra ett projekt:

När vi startar ett projekt försöker vi alltid knyta det till strategin. Eftersom vi är anlitade för att implementera ett verktyg kan vi inte vara ansvariga för att lyckas med ett företags strategi. Vi spelar absolut en stor roll, men vi är inte en del av fartyget eller en del av besättningen. Det innebär att vi måste ha en hävstång och här är strategin en bra grund. Det behövs också ledare som vill förändra verksamheten och som stöttar varandra i arbetet. Slutligen behöver vi kommunicera med de anställda och lyssna på deras behov och tankar om framtiden.

Byt konsult

För större övergripande organisationsförändringar anlitar företag ofta externa konsulter. Eftersom dessa konsulter kommer utifrån är de inte bundna av företagets kultur, politik eller traditioner. Därför kan de tillföra ett annat perspektiv på situationen och utmana status quo. Det här kan dock vara en nackdel eftersom externa konsulter saknar förståelse för företagets historia, verksamhetsrutiner och personal.

För att kompensera det ibland begränsade förtroendet med organisationen kopplas externa konsulter vanligtvis ihop med en intern koordinator från företaget. Dessa två arbetar sedan tillsammans med linjeledningen. I stora företag finns ibland även en intern förändringsspecialist. Den personen ersätter den externa konsulten och arbetar direkt med organisationens ledningsgrupp för att underlätta förändringsarbetet.

Vill du veta mer om hur framgångsrika förändringar, Change Management och digital transformation kan implementeras i ditt företag? Kontakta gärna mig eller någon av mina kollegor! Vi berättar gärna mer om hur vi jobbar och hur vi kan hjälpa just ditt företag!