Parhaat käytännöt

Markkinointipäällikkö, sujuuko tilioikeuksien hallinnointi?

Organisaatioilta odotetaan nykyään läsnäoloa useammassa digitaalisessa kanavassa. Samalla tilioikeuksien hallinnasta on tullut markkinoinnin haaste. Kuinka taata digitaalisen läsnäolon jatkuvuus?
Linda Koskinen
Digital Strategist
Tilioikeuksien hallinta

Verkossa on jos jonkinlaista palvelua, joihin yritykset tarvitsevat tilin. Digitaalinen läsnäolo on pakollista useammassa kanavassa. Kaikki erinäiset tilit ovat yrityksien omaisuutta ja niiden vastuulla on myös toimia käyttöehtojen mukaisesti. Tilioikeuksien häviäminen ja muut ongelmat voivat aiheuttaa pahimmillaan myös taloudellista haittaa. Siksi onkin tärkeää pitää huolta, että kaikkien digitaalisten kanavien pääsynhallinta on järjestetty oikein ja palveluiden käytön jatkuvuus on taattu.

Mitkä ovat yleisimmät haasteet jatkuvuuden takaamisen kannalta?

Tilien hallinnointi on harvemmin kaikille selkeää ja joskus tilien käyttö estyy kokonaan erinäisistä syistä, jotka liittyvät käyttöoikeuksien hallinnointiin. Etenkin digimarkkinoinnin tiimissä teemme usein paljon työtä oikeuksien ja maksutapojen selvittelyn kanssa. Todella usein joku on käynyt tekemässä jotakin vuosia sitten hatarien muistikuvien perusteella. Usein tämä joku ei ole enää käytettävissä, jotta voisi jakaa oikeuksia eteenpäin. Mitään ei ole myöskään kirjoitettu muistiin, eikä nähtävillä ole muutoslogia. Dokumentointia tilioikeuksista ei yleensä tehdä lainkaan.

Haasteena on usein myös se, että tunnukset on luotu vanhalla työsähköpostiosoitteella, eikä se tietenkään enää toimi, kun kyseinen henkilö on lähtenyt uusiin haasteisiin. Tiliä ei ole siirretty kenenkään muun hallinnoitavaksi osana handoveria. Toisaalta kaikki ei onnistu myöskään yleisellä markkinointi(at)yritys.com osoitteella, vaan joillakin alustoilla jokainen käyttäjä pitää olla kiinnitettynä henkilökohtaisella profiilillaan erikseen. 

Yrityksen markkinoinnista vastaavalla on suuri rooli näiden palveluiden käytön jatkuvuuden takaamisen kannalta. On suositeltavaa aina dokumentoida, miten yrityksessä markkinoinnin tilioikeuksia hallinnoidaan. Tällöin se on kaikille selvää, eikä tieto (ja oikeudet sen mukana) katoa tuhka tuuleen, kun rooleissa tapahtuu muutoksia. Etenkin kun kyse on liiketoiminnalle kriittisistä kanavista, on tärkeää varmistaa jatkuvuus ja se, että vain asianomaisilla on tilien käyttöoikeudet tietoturvankin kannalta.

Kuka kantaa vastuun tilioikeuksista?

Vastuu yrityksen käyttäjätileistä jää usein markkinoinnille, mutta usein myös IT voi tukea niissä. Mikäli yrityksellä on oma IT tai käytössä on pääsynhallintapalvelut IT-kumppanilta, on heidän kanssaan hyvä keskustella tilioikeuksien hallinnasta ja samalla hoitaa tietosuoja- sekä salasanakäytännöt kuntoon. Tilien salasanat tulisi vaihtaa tasaisin väliajoin jokaisella tilillä ja tähän on syytä määrittää vastuuhenkilö.

Toimistojen ja muiden kumppaneiden kanssa työtä tehtäessä on myös tärkeää linjata, kuka tekee ja miltä tililtä mitäkin tehdään. Myös maksutavasta on hyvä keskustella, sillä alustat eivät aina anna helposti muuttaa toimivia laskutustapoja. Laskutuksen siirto on hyvä ajoittaa jaksolle, jolla kampanjaa ei ole päällä. Siirrolle on myös tarpeellista varata hyvin aikaa – ennemmin viikkoja kuin päiviä.

Muista myös, että helpompi ratkaisu juuri tähän hetkeen ei ole kestävä ja aiheuttaa todennäköisesti ongelmia jatkossa. Dataa saattaa kertyä jonkun toisen omistamalle tilille ja oikeuksien siirto ei silloin välttämättä enää onnistukaan. 

Muutamia tyypillisiä yritystilejä

  • Googlen palvelut (Google Ads, Google Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console, Google Business Profile, Youtube-kanava)
  • Meta (Facebook-yritysprofiili, Instagram-profiili, Meta Business Manager)
  • LinkedIn (Yritysprofiili, mainostili, LinkedIn Business Manager)
  • Muut sosiaalisen median tilit ja mainostilit (TikTok, Snapchat, Reddit, Twitter jne.)

Poimi tästä eri kanavien parhaat käytännöt tilioikeuksien hallintaan ja lataa taulukko oikeuksien dokumentointiin

Linda Koskinen
Digital Strategist